Buchhaltung: Freigabe (Teil 1)

eindeutige Nummer einer internen oder externen Bestellung

„Ohne Bestellnummer kann die Rechnung nicht sauber zugeordnet werden.“

fachliche und formale Kontrolle einer Rechnung vor der Buchung

„Die Rechnungsprüfung muss abgeschlossen sein, bevor der Beleg in den Zahlungslauf geht.“

einen Vorgang offiziell zur weiteren Bearbeitung oder Zahlung zulassen

„Der Fachbereich muss die Rechnung noch heute freigeben.“

Datum, das auf der Rechnung steht

„Bitte prüf das Rechnungsdatum vor der Buchung.“

Person oder Firma, die Ware oder Leistung liefert

„Der Lieferant hat die korrigierte Rechnung schon geschickt.“

berichtigte Rechnung nach einem Fehler

„Ohne Korrekturrechnung können wir den Fall nicht abschließen.“

Beleg über eine Gutschrift

„Der Gutschriftbeleg fehlt noch im Anhang der E-Mail.“

Rechnung mit mehreren Positionen oder Lieferungen

„In der Sammelrechnung sind drei Lieferungen zusammengefasst.“

einen Vorgang als Rechnung im System erstellen und abrechnungsfähig machen

„Sobald alle Positionen freigegeben sind, fakturieren wir den Auftrag noch im laufenden Monat.“

ein Dokument offiziell erstellen

„Wir stellen die Rechnung noch heute im System aus.“

Unterlagen oder Vorgänge an die zuständige Stelle im Prozess weitergeben

„Den geklärten Vorgang leiten wir nach der Prüfung direkt an die Freigabe im Fachbereich weiter.“

einen Fehler offiziell melden

„Wir beanstanden die Rechnung wegen der falschen Summe.“

Zeitpunkt oder Vorgang, wenn eine Rechnung eingeht

„Den Rechnungseingang erfassen wir sofort im System.“

Zeitraum, in dem eine Leistung erbracht wurde

„Der Leistungszeitraum muss auf der Rechnung klar erkennbar sein.“

Unterschied zwischen erwartetem und berechnetem Preis

„Bei der Preisabweichung brauchen wir eine Rückmeldung vom Einkauf.“

Nummer eines Einkaufsauftrags

„Ohne Bestellnummer kann ich den Vorgang nicht zuordnen.“

Beleg über gelieferte Ware

„Der Lieferschein fehlt noch bei den Unterlagen zur Rechnung.“

freundliche Erinnerung an eine offene Zahlung

„Nach der Zahlungserinnerung prüfen wir zuerst den offenen Posten.“

zusätzliche Gebühr wegen verspäteter Zahlung

„Wegen der verspäteten Zahlung wurde eine Mahngebühr berechnet.“

Frist, innerhalb der eine Rechnung mit Skontoabzug bezahlt werden darf

„Die Skontofrist endet morgen, deshalb muss der Beleg heute noch in den Zahlungslauf.“

aktueller Stand einer Rechnung im Freigabeprozess

„Der Freigabestatus zeigt, dass die Rechnung noch bei der Teamleitung liegt.“

Ablauf der Prüfung und Freigabe einer Rechnung

„Im Rechnungsfreigabeprozess fehlt noch die Zustimmung des Fachbereichs.“

Rechnung, die ein Unternehmen von einem Lieferanten erhält

„Die Eingangsrechnung wurde heute Morgen im System erfasst.“

Rechnung, die ein Unternehmen an einen Kunden sendet

„Die Ausgangsrechnung geht nach der Freigabe direkt an den Kunden.“

Kontrolle einer Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit

„In der Rechnungsprüfung ist uns eine falsche Menge aufgefallen.“

Betrag der Steuer auf einer Rechnung

„Der Steuerbetrag wurde auf der Rechnung falsch berechnet.“

Steuer auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen

„Auf der Rechnung ist die Umsatzsteuer separat ausgewiesen.“

Steuer, die auf den Nettobetrag aufgeschlagen wird

„Die Mehrwertsteuer ist auf dem Beleg mit 19 Prozent angegeben.“

Gesamtbetrag inklusive Steuer

„Der Bruttobetrag stimmt nicht mit dem Lieferschein überein.“

Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer, der als Basis für die Steuer dient

„Den Nettobetrag gleichen wir zuerst mit Bestellung und Lieferschein ab.“

Prozentsatz, mit dem eine Steuer berechnet wird

„Der Steuersatz beträgt in diesem Fall 19 Prozent.“

Vergleich von Daten oder Beträgen zur Kontrolle

„Vor der Zahlung machen wir einen Abgleich mit der Bestellung.“

einzelner Posten auf einer Rechnung

„Die Position auf der Rechnung ist doppelt erfasst.“

einzelne Zeile oder einzelner Posten in einer Rechnung

„Jede Einzelposition muss sachlich geprüft werden.“

Änderung eines Fehlers in einer Rechnung oder Buchung

„Die Korrektur der Rechnung ist schon an den Lieferanten gegangen.“

Abteilung, die den fachlichen Inhalt eines Vorgangs verantwortet

„Bei Rückfragen zur Bestellung sprechen wir zuerst mit dem Fachbereich.“

Person, die ein Team fachlich oder organisatorisch leitet

„Die Teamleitung entscheidet, ob wir den Fall eskalieren.“

Abteilung, die Waren oder Dienstleistungen bestellt

„Der Einkauf muss die Bestellung noch freigeben.“

Person, an die man sich bei Fragen wenden kann

„Für Rückfragen zur Rechnung ist Frau Weber unsere Ansprechpartnerin.“

zusätzliche Frage zu einem noch unklaren Punkt

„Zur fehlenden Kostenstelle haben wir eine Rückfrage an den Fachbereich geschickt.“

Nachricht, die an eine offene Aufgabe oder Frist erinnert

„Vor Fristende schicken wir noch eine Erinnerung an den Fachbereich.“

jemanden zur Information in eine E-Mail aufnehmen

„Setz bitte den Einkauf bei der Rückfrage in Kopie.“

an eine andere Person oder Abteilung senden

„Bitte gib die Rückfrage an den zuständigen Fachbereich weiter.“

gemeinsam inhaltlich klären

„Kannst du die offenen Belege bis 15 Uhr abstimmen?“

verbindlich rückmelden

„Wir müssen den Vorgang vor dem Monatsabschluss bestätigen.“

vollständig bearbeiten

„Bitte erledigen die Rechnung noch heute im System.“

ein Fall oder Arbeitsschritt, der bearbeitet wird

„Der Vorgang bleibt offen, bis die Freigabe vorliegt.“

Arbeit an einem Vorgang, bis er abgeschlossen ist

„Die Bearbeitung der Rechnung dauert noch bis morgen.“

noch nicht abschließen

„Der Fachbereich soll die Unterlagen heute noch offenhalten.“

mit Vorrang zu bearbeiten

„Diese Zahlung behandeln wir prioritär, weil die Frist heute endet.“