Nach der Abteilungssitzung am Dienstag ist es meine Aufgabe, das Protokoll zu erstellen. Zuerst ordne ich meine handschriftlichen Notizen und ergänze fehlende Details aus der Tagesordnung. Das Protokoll enthält das Datum, die Teilnehmer, die besprochenen Punkte und die beschlossenen Aktionspunkte. Für jeden Aktionspunkt notiere ich, wer verantwortlich ist und bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Sobald der Entwurf fertig ist, leite ich ihn zur Prüfung an die Sitzungsleitung weiter. Nach Freigabe wird das Protokoll an alle Personen im Verteiler geschickt. Das genehmigte Protokoll wird anschließend im gemeinsamen Laufwerk unter dem Ordner „Protokolle 2024“ abgelegt.
Glossar
- das Protokoll
- schriftliche Zusammenfassung des Verlaufs und der Ergebnisse einer Besprechung„Nach der Abteilungssitzung am Dienstag ist es meine Aufgabe, das Protokoll zu erstellen.“
- die Tagesordnung
- Liste der Themen, die in einer Besprechung behandelt werden sollen„Zuerst ordne ich meine handschriftlichen Notizen und ergänze fehlende Details aus der Tagesordnung.“
- der Aktionspunkt
- konkrete Aufgabe, die in einer Besprechung beschlossen und zugewiesen wird„Für jeden Aktionspunkt notiere ich, wer verantwortlich ist und bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.“
- die Freigabe
- offizielle Genehmigung, dass ein Dokument oder Vorgang weitergegeben werden darf„Nach Freigabe wird das Protokoll an alle Personen im Verteiler geschickt.“
- der Verteiler
- Liste von Personen, die dieselbe Nachricht oder dasselbe Dokument erhalten sollen„Nach Freigabe wird das Protokoll an alle Personen im Verteiler geschickt.“
Verständnisfragen
Was enthält das Protokoll laut dem Text?
Was passiert mit dem Protokoll nach der Prüfung durch die Sitzungsleitung?