Bei der Kontrolle der Reisekostenbuchungen für den Februar ist aufgefallen, dass ein Hotelposten versehentlich auf die Kostenstelle Vertrieb statt auf Projektservice gebucht wurde. Der Betrag ist zwar korrekt, die Zuordnung im Reporting wäre jedoch falsch. Nach Prüfung des Antrags und der Reisegenehmigung steht fest, dass der Mitarbeiter im genannten Zeitraum für ein Projekt vor Ort beim Kunden war. Die Kosten müssen daher dem Projektservice zugeordnet werden.
Glossar
- Umbuchung
- buchhalterische Verlagerung eines Betrags„Ich habe die Umbuchung vorbereitet und den ursprünglichen Buchungssatz im Vermerk referenziert, damit die Änderung später nachvollzogen werden kann.“
- Zuordnung
- richtige Verbindung zu einer Stelle„Der Betrag ist zwar korrekt, die Zuordnung im Reporting wäre jedoch falsch.“
- referenzieren
- auf etwas ausdrücklich verweisen„Ich habe die Umbuchung vorbereitet und den ursprünglichen Buchungssatz im Vermerk referenziert, damit die Änderung später nachvollzogen werden kann.“
- Vier-Augen-Prinzip
- Kontrolle durch eine zweite Person„Bitte die Umbuchung nach Vier-Augen-Prinzip gegenprüfen und danach freigeben.“
- Kostenverteilung
- Aufteilung von Ausgaben auf Bereiche„So vermeiden wir spätere Rückfragen zu einer fehlerhaften Kostenverteilung.“